Кейсы TkeyB Consulting

Оставьте ваши контакты.
Проведем для вас демонстрацию, соберем требования и рассчитаем стоимость вашего проекта.

Описание проекта
Краткая информация о клиенте
Компания предлагает своим клиентам (юридическим лицам) полный комплекс услуг по хранению, обработке, упаковке и маркировке товаров. Является надежным оператором по предоставлению услуг фулфилмента для маркетплейсов более 5 лет.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
Ключевой запрос клиента: автоматизировать работу всей компании, упростить и ускорить процессы, а также наладить взаимодействие с клиентами через разработку личного кабинета.
Клиенту требовалось формализовать и настроить бизнес-процессы, контролировать работу сотрудников на каждом этапе процесса, при этом не выстраивать большую воронку, которая будет перегружать сотрудников и будет неудобной в использовании. Отслеживать в системе текущие остатки товаров на складе. Вести клиентскую базу и принимать заявки от клиентов не только через личный кабинет, но и через другие каналы коммуникации.
Ранее все заявки принимались от клиентов вручную и заносились в эксель файл или клиенты заполняли google-форму.

Работа с решением. Достигнутые результаты
В результате работ выстроены бизнес-процессы, сформирована логика работы в рамках Битрикс24 и личного кабинета пользователей, настроена двусторонняя интеграция двух систем, обмен данными происходит в режиме онлайн.

Преимущества от внедрения
Основными преимуществами внедрения можно назвать следующие:
⁃ Сократилось количество операционных процессов в компании.
⁃ Сократилось количество ошибок сотрудников
⁃ Уменьшился срок работы по заявкам клиентов
⁃ Процесс работы с клиентами для двух сторон стал более понятным, быстрым и результативным
⁃ Со стороны клиентов Фуллбокс процесс взаимодействия с фулфилментом стал проще и технологичнее. Теперь в личном кабинете пользователи могут не только подавать заявки в любое удобное время, но и отслеживать актуальную информацию о работе фулфилмента с их заявками, видеть актуальную информацию о текущих товарных остатках, отслеживать финансовую информацию (взаиморасчеты с фулфилментом)

Процесс внедрения, особенности проекта
Работа по автоматизации процессов компании состояла из двух основных блоков: автоматизировать внутреннюю работу компании, настроить эффективный процесс взаимодействия с клиентами за счет разработки личного кабинета.
Блок работ. Автоматизация внутренних процессов компании:
1. Настроили структуру компании, роли сотрудников
2. Настроили интеграции с эл.почтой, мессенджерами
3. Планируется настроить интеграцию с 1С УНФ
4. Настроена главная воронка работы отдела продаж, а также дополнительных подпроцессов: работы склада, работы с транспортными компаниями.
5. Настроены автоматизации: изменение статусов процессов по заданным сценариям, формирование документов, контроль оплаты
2 блок работ. Разработка личного кабинета клиента
Личный кабинет клиента был разработан на базе 1С управление сайтами. Логика работы клиента в личном кабинете и взаимодействие с Битником Фуллбокс:
6. В личном кабинете пользователь загружает свою номенклатуру товаров. Далее пользователь может отслеживать изменение остатков товаров.
7. Пользователь формирует заявку на приемку товара фулфилментом: выбирает наименование номенклатурной позиции, количество, характеристики количество, указывает данные транспортной компании, которая осуществит поставку товаров фулфилменту. Направляет заявку Фуллбоксу.
8. По команде данные из личного кабинета передаются в Битрикс24, где формуется нужный процесс. Далее с процессом работают ответственные сотрудники на стороне Битрикс24. В свою очередь, в личный кабинет передается актуальная информация о статусе работы с заявкой на приемку, передаются данные о количестве принятого и отбракованного товара. Пользователь в личном кабинете в режиме онлайн может отслеживать статус своей заявки.
9. Пользователь в личном кабинете формирует заявку на обработку направленных на фулфилмент товаров. Далее процесс работает по аналогии с процессом описанном в пт. 2-3.
10. После обработки товаров на стороне Битрикс24 формируются счета, которые передаются в личный кабинет пользователя.
11. Пользователь в личном кабинете формирует заявку на отгрузку, указывая не только количество и наименование товаров на отгрузку, но и адреса складов маркетплейсов, даты отгрузки и прочие данные.
12. На стороне Битрикс24 после получения данных об отгрузках из личного кабинета пользователя ответственные сотрудники проводят сделку по своим этапам. В результате в личный кабинет поступает актуальная информация по статусам работы со всеми заявками пользователей, документы, обновляются данные по остаткам товаров, списывается брак.
В результате мы получили удобную, быструю и эффективную систему взаимодействия двух систем, которая позволяет в рамках одного окна обслуживать задачи как Фуллбокс, так и их клиентов.

Описание проекта
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
Клиенту требовалось настроить интеграцию с сервисом IIKO.
Стандартное приложение Битрикс24 позволяет передавать данные из Битрикса в систему IIKO, обратная передача данных в приложении не работает. Клиенту необходимо настроить обратную интеграцию, при которой данные из IIKO о заказах клиента будут передаваться в Битрикс24. Далее в Битриксе сотрудники будут работать с заявками клиентов.

Процесс внедрения, особенности проекта
В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:
1. Настроена интеграция с IIKO по API
2. Установлен нужных крон (в какое время Битрикс24 должен запрашивать данные из IIKO), в заданное время данные выгружаются в Битрикс24 в нужную сущность (ЛИД, Сделка, Карточка контакта)
- созданы пользовательские поля в Битрикс24
- забираем значение полей из IIKO: фио покупателя, дата и время заказа, сумма заказа, информация по бонусной системе, размер скидки, перечень товаров (забираем все позиции из меню, которые заказал клиент, на основании полученных данных в Битрикс24 создаем номенклатурную позицию).
3. Настроены рассылки клиентам по заданным условиям: поздравления с днем рождения, рассылка при получении Х бонусных баллов от заказов, рассылка при отсутствии активности клиента в течение Х времени.

Описание проекта
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
Ключевой задачей, которую поставил клиент - систематизация и автоматизация процессов компании. Требовалось упростить и ускорить работу сотрудников, вовремя и в полном объеме получать информацию по заявкам клиентов, сократить операционную работу, вести работу с клиентами, собирать необходимую аналитику в одном окне.

Процесс внедрения, особенности проекта
В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:
1. Проведен аудит текущих процессов компании. Формализованы и описаны процессы, составлено техническое задание для внедрения Битрикс24
2. Настроены воронки ЛИДа, Сделки (заявка на строительство, проеткирование, производство), роботы, которые изменяют ответственных на этапах процесса, отправляют уведомления, триггеры, которые запускают другие воронки, автоматически изменяют стадии процесса при заданных условиях.
3. Настроены шаблоны документов
4. Подключена интеграция с мессенджерами, электронной почтой

Описание проекта
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент

Клиент пришел с запросом на построение и автоматизацию процесса награждения сотрудников в рамках департаментов учреждения, на уровне региона и района.

Необходимо выстроить процесс награждения со сменой ответственных, заполнением полей и документов на этапах сделки, уведомлениями. Главная задача: автоматизировать процесс проверки кандидатов, представленных к награждению от разных отделов, на основании заданных параметров, чтобы ответственные сотрудники Отдела кадров вручную не проверяли каждого сотрудника по параметрам: стаж работы в департаменте, стаж работы в регионе и округе, наличие/отсутствие дисциплинарных взысканий.

Процесс внедрения, особенности проекта

В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:

1. В сущности CRM (в смарт-процессе) настроена воронка сделки с основными этапами награждения сотрудников.

2. При запуске процесса в сделке формируется ссылка на бизнес-процесс, которая публикуется в ленте новостей. Ответственные сотрудники в ленте переходят по ссылке в бизнес-процесс, в котором выбирают наименование Мероприятия награждения и заполняют список сотрудников, которых они хотели бы представить к награждению.

3. Срок предоставления списка сотрудников ограничен значением поля Срок подачи кандидатов. В 24:00 текущего числа добавить кандидатов не получится в данное Мероприятие.

4. После добавления кандидатов в список на награждение Битрикс осуществляет проверку: подпадает ли кандидат под требования к награждению или нет. Если кандидат не соответсвует требованиям: стажу работы в департаменте, в округе, регионе или имеет действующие дисциплинарные взыскания, то в сделку (в процесс награждения) он не попадает (Битрикс его отсеивает и направляет ответственному сотруднику в процессе награждения уведомление).

5. После добавления всех кандидатов в сделку к работе приступает сотрудник отдела кадров. В сделке он может удалить кандидатов из общего сформированного списка, добавить своих кандидатов минуя внутреннюю проверку Битрикса. Также создана отдельная вкладка в сделке Сотрудники (через смарт-процессы), в которой отображены все добавленные, удаленные сотрудники (в режиме реального времени отображает пользователей из элемента списком). Реализована возможность в этой вкладке добавлять комментарии напротив каждого сотрудника, фиксируется: дата комментария, фио сотрудника, оставившего комментарий, количество комментариев не ограничено (можно указать причину добавления сотрудника в список к награждению, обосновать его удаление из списка представленных, другие комментарии).

6. Далее процесс движется по этапам: смена ответственных, уведомления ответственным, постановка задач ответственным.

7. После согласования всех кандидатов и завершения процесса, всем сотрудникам, которые были согласованы и представлены к награде, в карточке сотрудника проставляется отметка о выданной награде. Разработан интерфейс, отмечается дата и тип выданной награды.

8. Дополнительно разработан бизнес-процесс «Дисциплинарные взыскания»: добавляем или удаляем сотрудников в этот процесс.

9. Дополнительно в админ панели в карточке сотрудника добавлена возможность отметить: дату приема сотрудника на работу в департамент, общий трудовой стаж, стаж в отрасли и округе. Битрикс на ежедневной основе рассчитывает текущий стаж сотрудника по всем описанным направлениям.

Это необходимо для процесса проверки сотрудника при представлении его к награждению. Если сотрудник работает менее заданного срока или имеет взыскания, то он не пройдет проверку и не будет добавлен в список в процесс (реализовано через обработчик).

Составлены списки с требованиями к каждой награде. Например ,стаж работы, в округе, отрасли, отсутствие дисциплинарного взыскания для получения грамоты от губернатора округа.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Большой блок работы Департамента кадров в гос. Учреждении был автоматизирован и систематизирован на базе Битрикс24 коробочная версия.

Процесс интуитивно понятно организован, и требует меньшее количество времени для реализации всеми участниками процесса, а также понятен новичкам.

Цель реализации проекта была достигнута, так как автоматизирован весь ручной труд участников процесса, минимизированы ошибки на этапах процесса, сокращен срок реализации.

Дополнительно подготовлены видео-инструкции для пользователей, размещены на Диске Битрикса на портале Заказчика.

Преимущества от внедрения

1. Сотрудники отдела кадров не проводят ручную проверку соответствия кандидата к награждению требованиям к награде.

2. Сотрудники отдела кадров не рассчитывают вручную стаж работы сотрудников ежедневно.

3. Исключена письменная подача списка кандидатов к награждению, письменное согласование кандидатов. Отсутствует риск потери данных, сокращается срок реализации процесса награждения сотрудников.

4. Исключена путаница с множеством процессов награждения, все данные по одному награждению аккумулированы в рамках одного процесса.

5. Данные отображаются наглядно, не теряются и их не нужно искать в переписках в почте, телеграмм, на бумажных носителях, как это ранее выполнялось в учреждении.

6. Значительно сокращается срок реализации данного процесса в учреждении, большая часть процессов реализуется Битриксом, не используется ручной труд сотрудников.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Настроен и автоматизирован весь цикл процессов компании: прием обращений клиентов, квалификации ЛИДов, распределение ЛИДов по сделкам. Подключены роботы и триггеры для автоматизации процесса работы в сделке. Разработаны шаблоны документов.

Настроена работа с товарами и складами. Загружена номенклатура товаров, подключены отчеты по работе с товарами и складами, ведется товарный учет.

Настроены интеграции со сторонними сервисами, которые позволяют ускорить и упростить процесс работы с клиентами.

Для быстрой и эффективной адаптации сотрудников работе в Битрикс24 было проведено онлайн-обучение по работе со всеми сущностями системы, подготовлены видео-уроки по работе в системе.

Преимущества от внедрения

1. Структурирован и систематизирован процесс работы компании, большая часть процессов автоматизирована. Таким образом, с помощью Битрикс24 сократили срок реализации процесса работы с клиентами, упростили логику работы.

2. Проведена большая работа по блоку отчетность: руководители обучены работе с отчетностью, разработаны дополнительные финансовые отчеты, конверсионные отчеты. С помощью отчетов в Битрикс24 отпала необходимость ежемесячно вручную собирать все данные и проводить анализ с помощью Эксель, все делает Битрикс24 автоматически.

3. Сокращено время работы сотрудников на ручное формирование документов для клиентов, так как в Битрикс24 были загружены шаблоны документов и они формируются автоматически.

4. Ранее в компании не велся полноценный товарный учет. С помощью Битрикс были актуализированы товарные позиции и их количество на складах, автоматизирован процесс списания товаров в сделке. Процесс работы с товарами стал простым и понятным пользователям. В ближайшее время, в компании прогнозируется сокращение расходов на закупку товаров.

Описание проекта
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент

Клиент обратился с целью автоматизации процесса работы с клиентами. Необходимо принимать входящие обращения клиентов на разные услуги, коммуницировать с клиентами в режиме одного окна, вести товарный учет материалов, формировать сложные документы автоматически.

Процесс внедрения, особенности проекта

В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:

1. Настроена воронка ЛИДов: стадии, пользовательские поля. В воронку попадают заявки клиентов из различных источников.

2. Настроены воронки сделок: Пошив штор, Химчистка штор, Онлайн-заявка интернет-магазин (для дальнейшей интеграции с сайтом), Оффлайн заявка на товар (для оффлайн магазина), Заказ поставщику (для работы с поставщиками): настроены пользовательские поля, роботы и триггеры (автоматическая смена стадий, уведомления ответственных, постановка задач).

3. Настроена интеграция с WhatsApp, Telegram, Facebook, Instagram

4. Настроены шаблоны документов, которые формируются автоматически на нужных этапах процесса (формирование через документы и бизнес-процесс).

5. Загружена номенклатура товаров, настроены пользовательские поля в карточках товаров.

6. Настроены операции с НДС и валютами.

7. Проведено обучение по работе с основными сущностями Битрикс24: Календарь, Задачи и проекты, Чаты и звонки, Диск, Документы, Складской учет.

8. Настроены планы продаж для отделов

9. Настроены отчеты, в том числе пользовательские в конструкторе отчетов.
Авансовый отчет. Цель: отслеживания всех авансовых платежей клиентов, остатка оплаты в разрезе воронки, даты, клиента.
Отчет по источникам. Цель: отслеживать количество поступивших качественных и некачественных ЛИДов, ЛИДов конвертированных в сделку, конверсии на этапах работы, конверсия из ЛИДа в сделку, из сделки в успешную сделку.

Описание проекта
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент

Клиент обратился с задачей систематизировать и автоматизировать процессы компании начиная с этапа получения заявки от клиента и до завершения процесса производства. Важно отслеживать путь клиента и процесс производства техники, видеть актуальную аналитику в разрезе работы каждого сотрудника, отдела.

Также требуется вести товарный учет.

Процесс внедрения, особенности проекта

В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:

1. Настроена воронка работы с ЛИДами, Сделками: Производство техники, Продажа товаров, Закупка у поставщика, Производство. Настроены смарт-процессы: Производство, Отгрузка техники, ЗАкупка у поставщика, Сервисное обслуживание, Ремонт, Закупка материалов.

2. Настроены пользовательские поля в сделках и смарт-процессах

3. Подключены интеграции с электронной почтой, телефонией UIS, мессенджерами через сервис Chat2Desk.

4. Настроена работа с Товарами и складами

5. Проведено подробное обучение пользователей работе во всех сущностях Битрикс24. Подготовлены и записаны видео-инструкции для пользователей по работе в Битрикс24.

Работа с решением. Достигнутые результаты

С помощью Битрикс24 была формализована и систематизирована работа компании с клиентами, также настроена работы всей команды в рамках единой системы.

Все полученные заявки от клиентов поступают в единую систему, не теряются и по каждой заявке можно увидеть статистику и проанализировать работу каждого сотрудника.

Формируется статистика по работе с заявками ,сделками, финансам, товарам.

Настроенные воронки по работе со всеми процессами компании, а также смарт-процессы, которые связывают сделку клиента с остальными процессами работы: закупка, производство, отгрузка и т.д., в то же время смарт-процессы позволяют видеть подробную аналитику в разбивке по клиентам, назначать своих ответственных за процесс, автоматизировать работу.

Настроена работа с товарами и складами. Загружена номенклатура товаров, подключены отчеты по работе с товарами и складами, ведется товарный учет.

Настроены интеграции со сторонними сервисами, которые позволяют ускорить и упростить процесс работы с клиентами.

Для быстрой и эффективной адаптации сотрудников работе в Битрикс24 было проведено онлайн-обучение по работе со всеми сущностями системы, подготовлены видео-уроки по работе в системе.

Преимущества от внедрения

1. Структурирован и систематизирован процесс работы компании, большая часть процессов автоматизирована. Таким образом, с помощью Битрикс24 сократили срок реализации процесса работы с клиентами, упростили логику работы.

2. Упрощена работы сотрудников внутри компании, все коммуникации сейчас реализуются через единое окно, что позволяет сократить время на коммуникацию, не терять важные данные.

3. Ранее в компании не велся полноценный учет и контроль работы сотрудников со сделками клиентов, данные часто терялись, сотрудники тратили много времени на поиск и систематизацию данных, на текущий момент в компании наведен порядок, и все данные легко и быстро выгружаются в отчетах Битрикс24.

4. Сокращено время работы сотрудников на ручное формирование документов для клиентов, так как в Битрикс24 были загружены шаблоны документов и они формируются автоматически.

5. Ранее в компании не велся полноценный товарный учет. С помощью Битрикс были актуализированы товарные позиции и их количество на складах, автоматизирован процесс списания товаров в сделке. Процесс работы с товарами стал простым и понятным пользователям

Разработан скрипт для получения данных из Google-документа и на основании этих данных создание сделок в воронке Концерта.
Логика процесса следующая: сторонний сервис (с которым невозможно настроить интеграцию с Битрикс24) предоставляет клиенту данные о купленных покупателями билетах, данные выгружаются ежедневно в Google-документ.
Скрипт ежедневно в заданное время обращается к файлу на Google-диске и создает новые сделки в воронке (из строки Эксель файла), либо проверяет уже ранее созданную сделку и не создает новую (если она ранее была создана, на основании данных из документа).
Из данных в строке Google-документа создается:

• Новая сделка или изменяется статус уже ранее созданной сделки;
• Новый контакт (если ранее не был создан в Битрикс24);
• Товар (если ранее не был создан в Битрикс24)
• Заполняются другие пользовательские поля из Google-документа в сделке в Битриксе.

Работа с решением. Достигнутые результаты
В результате выполненных настроек были автоматизированы основные процессы работы компании связанные с взаимодействием с клиентами:

• Все заявки принимаются и обрабатываются в единой системе;
• Есть возможность формировать все необходимые отчеты по эффективности работы сотрудников и компании в целом в клиентами;
• Коммуникация с клиентами также реализована в Битрикс24

Связанные с работой команды:

• Сотрудники используют сущность Задачи для фиксирования ежедневных активностей, с помощью сущности Проекты в организации реализуются все концерты и мероприятия;
• Руководители в режиме онлайн собирают статистику по работе каждого сотрудника и могут влиять на результат и управлять всеми процессами компании
• В календаре планируются все события по сотрудникам и по компании в целом
• Сотрудники общаются в чатах Битрикса и проводят созваны и конференции

Вся работа компании реализуется на базе одной системы, что систематизирует процессы и повышает эффективность работы.

Преимущества от внедрения
Ключевое преимущество от внедрения Битрикс24 в компании Артэмузикум - это возможность выполнять все рабочие задачи в рамках одной системы, которая в свою очередь упрощает, ускоряет и делает более эффективной работу каждого сотрудника команды.
К преимуществам можно отнести следующие результаты:

1. Сократилось время на работу с обращениями клиентов: все коммуникации реализуются в Битрикс24
2. Сократилось время на поиск и систематизацию информации о каждом клиенте: вся история взаимодействия с клиентами храниться в сделке и в карточке контакта, информацию легко найти и удобно использовать
3. Сократилось время на работу с заявками клиентов на покупку билетов: все покупки размещены в сущности Сделка, их легко найти, анализировать и видеть всю историю покупок, а также анализировать эффективность работы компании
4. Руководители могут легко контролировать работу каждого специалиста с помощью отчетов
5. Сотрудникам не нужно использовать несколько сервисов для своей работы в течение дня, что значительно ускоряет внутренние процессы работы компании, упрощает работу команды и делает ее более комфортной.

Описание проекта
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
Компания Артэмузикум занимается организацией и проведением концертов классической музыки в г. Москва. Ранее не использовали CRM систему, в связи с этим, было не удобно коммуницировать с клиентами, данные терялись, также не было возможно автоматически
формировать отчеты по проданным, возвращенным билетам, не было возможности организовать и контролировать работу всей команды (в особенности в части процессов организации концертов).

Процесс внедрения, особенности проекта
В ходе реализации проекта были выполнены следующие настройки:

1. Настроен процесс работы с ЛИДами:

• Этапы процесса;
• Пользовательские поля;
• Настроены интеграции с электронной почтой для получения заявок клиентов;
• Настроена интеграция с WhatsApp для получения обращений клиентов и новых заявок;
• Настроена интеграция с IP-телефонией для получения обращений клиентов и новых заявок;
• Настроен обмен данными с Билетными системами: Profticket

Данные о приобретенных билетах передаются в выбранную воронку сделки в Битрикс24 в режиме онлайн. На основании полученных данных: создается новая сделка, карточка клиента, заполняются пользовательские поля, в том числе, наименование, количество, стоимость билета, скидка на билет, промокод и другие поля. В процессе настройки интеграция с Билетной системой: Listim

1. Настроены воронки сделки: Концерты, Корпоративные клиенты, групповой заказ, Организация корпоративных мероприятий. Добавлены пользовательские поля в воронках,
2. Настроены роботы и триггеры: отправка уведомлений ответственным, смена стадий и др.
3. Настроены отчеты в конструкторе отчетов, в том числе:

Отчет по концертам ,который включает в себя следующие метрики:

• Количество посещенных концертов
• Количество приобретенных билетов
• Общая сумма заказов
• Средний чек (стоимость билета)
• Сумма скидки
• Сумма без скидки
• Сумма со скидкой
• Дата первой и последней покупки билета
• Промокод

1. Обеспечена техническая поддержка всем сотрудникам компании после внедрения Битрикс24

Дополнительно:

1. Настроена орг. Структура компании, добавлены сотрудники, настроены права доступа и роли сотрудинков.
2. Проведено обучение всех сотрудников компании. На обучении разобрали все сущности Битрикса, сотрудникам были даны задания и проведена проверка выполнения заданий. Во время обучения изучили следующие сущности Битрикс:

• Новости
• Задачи и проекты
• Чаты и звонки
• Новости
• Документы онлайн и Диск
• Календарь
• Отчеты и аналитика.

Автоматизации, которые были реализованы в рамках проекта:
Настроен бизнес-процесс, который рассчитывает и размещает в пользовательских полях карточки контакта необходимые значения. Такие как:

• Количество сделок контакта
• Количество товаров в сделках контакта
• Средний чек
• И др.

Оставьте заявку или свяжитесь с нами