У сотрудников кадровых служб и отделов есть свои особенности работы с процессом найма сотрудников. Данное решение позволяет получить необходимый набор этапов найма сотрудников, позволяющий обеспечить как объединение всех необходимы данных о кандидатах при найме, так и обеспечить процесс адаптации сотрудников на новом месте в единой системе для удобного доступа и управления. Настроенный процесс помогает создать условия для ускорения процесса подбора персонала за счет автоматизации рутинных задач, таких как отслеживание этапов прохождения кандидатов, организация собеседований, адаптации сотрудников.

В данной воронке/процессе происходит обработка входящего обращения нового кандидата. Цель работы в этом процессе: кандидат на должность должен пройти все этапы процесса найма до момента трудоустройства.

2.1. В воронке добавлены стадии:

• Новая заявка
• Интервью 1 (HR)
• Интервью 2 (руководитель)
• Ожидание решения
• Оффер отправлен
• Трудоустройство кандидата – успешная стадия сделки
• Кандидат отказался – неуспешная стадия сделки. Сотрудник должен обязательно указать причину отказа клиента
• Отказ компании – неуспешная стадия сделки.

2.2. Действия пользователей при работе в воронке «HR (подбор)»

2.2.1. Действия на стадии «Новая заявка»

Первоначальная стадия процесса найма сотрудника. Основная цель – заполнить данные о кандидате и заполнить необходимые данные для работы с кандидатом. Первоначальный ответственный – сотрудник HR.

2.2.2. Интервью 1 (HR)

На данной стадии ответственный сотрудник приступает к процессу найма кандидата. Необходимо заполнение обязательных полей: Дата/время интервью (HR).

Ответственному сотруднику HR приходит уведомление о предстоящем собеседовании.

После успешного завершения интервью ответственный сотрудник HR может изменить стадию процесса на стадию «Интервью 2 (руководитель)».
Если процесс на стадии закончился неудачно – необходимо ответственному сотруднику пеервести карточку кандидата на неуспешную стадию «Отказ компании».

2.2.3. Интервью 2 (руководитель)

При переходе на данную стадию необходимо заполнение обязательных полей: Дата/время интервью (руководитель), ФИО руководителя отдела (куда подбираем кандидата).
После перехода на стадию, на выбранного руководителя отдела ставится задача по проведению собеседования с кандидатом.

После успешного завершения интервью ответственный сотрудник HR может изменить стадию процесса на следующую стадию.
Если процесс на стадии закончился неудачно – необходимо ответственному сотруднику перевести карточку кандидата на неуспешную стадию «Отказ компании».

2.2.4. Ожидание решения
Переход на данную стадию означает положительное решения компании на кандидата и подготовку для этого кандидата оффера. КОГда документ подготовлен его добавляют в специальное поле в карточке сделки – Оффер.
Если на данному этапе карточка кандидата находится более трех дней – ответственному сотруднику придет соответствующее уведомление.
После подготовки оффера ответственному сотруднику необходимо его направить кандидату и перевести карточку сделки на следующий этап – стадию «Оффер отправлен» и ожидать его решения. Процесс находится на данной стадии до момента получения финального ответа от клиента.

2.2.5. Оффер отправлен

При переходе на данную стадию необходимо заполнение обязательных полей: Оффер.

Процесс находится на данной стадии до момента получения финального ответа от клиента на предложенные условия в оффере.
Также ответственный сотрудник сообщает кандидату, что у него есть некоторое время на принятие решения – до 5 (пяти) дней. Если в течение пяти дней карточка кандидата будет на ходится на данной стадии, ответственному сотруднику придет уведомление о необходимости продолжения работы с карточкой.
Если окончательные условия в оффере кандидат согласовывает – карточку кандидата ответственный сотрудник переводит на успешную стадию.
Если финальную условия компании кандидат не согласовывает – карточка сделки переводится на стадию «Отказ компании» – неуспешная стадия сделки

2.2.6. Трудоустройство кандидата - успешная стадия

Если кандидат согласовал условия оффера и готов работать далее, то ответственный сотрудник должен изменить стадию процесса на текущую.
При переходе на данную стадию необходимо заполнение обязательных полей: Ответственный сотрудник отдела кадров.

При переходе на данную стадию выбранному сотруднику отдела кадров приходит уведомление о начале процесса трудоустройства кандидата.
При переходе на данную стадию Битрикс24 автоматически запустит новую воронку «Трудоустройство кандидата», в которой мы продолжаем работать с кандидатом по процессу трудоустройства. При этом, все поля, которые ранее заполнял сотрудник в текущей воронке «HR (подбор)» будут автоматически переданы на начальную стадию в воронку «Трудоустройство кандидата».

2.2.7. Отказ компании – неуспешная стадия
Ответственный сотрудник по карточке сделки переводит на эту стадию кандидатов при отрицательном исходе процессор на стадиях «Интервью 1 (HR)» или «Интервью 2 (руководитель)».
Это финальная неуспешная стадия сделки.

2.2.8. Кандидат отказался - неуспешная стадия
Если согласовать Оффер с кандидатом не удалось, то ответственный сотрудник должен перенести сделку на стадию «Кандидат отказался». Это финальная неуспешная стадия сделки.
Сотрудник должен выбрать негативный исход сделки – «Отказ КП»

Затем ответственный сотрудник должен обязательно указать причину отказа клиента в появившимся окне.

Затем карточка кандидата закрывается.

После успешного завершения процессов в карточках кандидатов в воронке «Трудоустройство кандидата» следует переход к работе в воронке «Трудоустройство кандидата». В данной воронке автоматизирован процесс адаптации и непосредственного трудоустройства кандидата. Сам процесс состоит из нескольких частей – от сбора и проверки документов кандидата до контроля прохождения им испытательного срока.

3.1. В воронке добавлены стадии:

• Новый сотрудник (из подбора).
• Сбор документов.
• Проверка СБ
• Подготовка документов
• Подписание договора
• Регистрация в системах/доступы
• Выход на работу
• Период адаптации
• Успешное трудоустройство – успешная стадия сделки.
• Не прошел проверку СБ – неуспешная стадия сделки.
• Не прошел испытательный срок – неуспешная стадия сделки.

3.2. Действия пользователей при работе в воронке «Трудоустройство кандидата»

3.2.1. Действия на стадии «Новый сотрудник (из подбора)».

Карточка на стадии «Новый сотрудник (из подбора)» автоматически формируется из карточек сделок воронки «HR (подбор)». Также новая Заявка на приемку товара может быть создана вручную через кнопку «Создать» в нужной выбранной воронке.

Если заявка была сформирована автоматически из предыдущих воронок, то данные, ранее заполненные ответственным сотрудником по клиенту и его заявке будут автоматически переданы в новый процесс.
Если вы создаете заявку вручную, то потребуется заполнить обязательные пользовательские поля (они будут выделены красным цветом).

Цель данной стадии – начало процесса трудоустройства кандидата.
При появлении карточки на данной стадии на ответственного сотрудника ставится задача – Направить кандидату формы документов на подпись «Заявление о приеме на работу», «Заявление об обработке персональных данных».
Срок: 2 рабочих дня.

После подписания документов «Заявление о приеме на работу», «Заявление об обработке персональных данных» ответтсвенный сорудник может переводить процесс на следующую стадию.

3.2.2. Действия на стадии «Сбор документов».
После подписания документов «Заявление о приеме на работу», «Заявление об обработке персональных данных» ответственный содник за трудоустройство кандидата переводит его карточку на текущую стадию.
Ответственный сотрудник изменяет стадию процесса и на данной стадии автоматически создается задача по сбору документов у кандидата.

Внутри задачи описание:

После успешного сбора документов ответственный сотрудник должен добавить данные документы в карточку кандидата в специальное поле - Документы на проверку СБ.
Также для продолжения процесса необходимо заполнить поле - Ответственный сотрудник за проверку документов (СБ). ВАЖНО корректно заполнить данное поле.

3.2.3. Действия на стадии «Проверка СБ»
Важная стадия процесса. Для начала процесса проверки необходимо заполнение важных полей: Документы на проверку СБ, Ответственный сотрудник за проверку документов (СБ). Если поля заранее были не заполнены, система уведомит об этом

На данной стадии происходит процесс согласования документов кандидата ответственным сотрудником службы безопасности (далее- СБ), указанным ранее в карточке кандидата. Выбранному сотруднику СБ необходимо согласовать механизм продолжения работы с кандидатом на основании проверки документов.
Процесс согласования. В главном меню (левая часть портала) портала Битрикс24 в разделе «Автоматизация» ответственному сотруднику СБ придет уведомление.

Для начала процесса согласования можно нажать Кнопку «Приступить», для уточнения данных в запросе можно открыть сам запрос на согласование, выбрав название.

При выборе открытия запроса на согласование через Название откроется полное окно согласование документов самим запросом и данных по нему. То же самое произойдет, если ответственный сотрудник СБ выбирает в модуле «Автоматизации» «Приступить»

В самом описании запроса ответственный сотрудник СБ может увидеть что именно от сотрудника требуется и какие данные нужно проверить. Также важно, что в само описание запроса выгружаются данные из сделки из поля Документы на проверку СБ.

Все привязанные документы можно открыть и и просмотреть/скачать для ознакомления. Также в окне согласования доступен чат между ответственным сотрудником по карточке сделки и ответственным сотрудником СБ, который отвечает за проверку документов.

В самом окне запроса, снизу, можно увидеть, какие именно действия возможно на данном этапе:

• Кандидат согласован;
• Не прошел проверку (критические замечания);
• Делегировать;

Если сотрудник СБ выбирает «Делегировать», но он может передать запрос на согласование своем подчиненным. Выбор остальных вариантов относится к самому процессу согласования.
Если результат проверки сотрудником СБ «Не прошел проверку (критические замечания)», то карточка кандидата автоматически переводится на неуспешную стадию «Не прошел проверку СБ». Всем ответственным сотрудникам, участвовавшим в карточке кандидата направляется соответствующее уведомление. Результат согласования отобразится в таймлайне сделки. Работа с кандидатом на этом завершается. Автоматизация настроена так, что без комментария ответственного сотрудника СБ процесс не может быть завершен.

Если результат проверки сотрудником СБ «Кандидат согласован», то карточка кандидата переводится следующую стадию процесса «Подготовка документов». Ответственному сотруднику приходит уведомление о продолжении работы с кандидатом (смена стадии), результат согласования отобразится в таймлайне сделки. Автоматизация настроена так, что без комментария ответственного сотрудника СБ процесс не может быть завершен.

Ответственному сотруднику за карточку кандидата приходит уведомление о завершении процесса согласования документов.

В таймлайне сделки отображается результат проверки.

Сама карточка кандидата перреходит на следующий этап процесса трудоустройства.

После открытия пункта меню «Автоматизация» ответственный сотрудник СБ увидит запрос на согласования документов.

3.2.4. Действия на стадии «Подготовка документов».

На данной стадии ответственный сотрудник по карточке кандидата готовит документы для подписания. Документы ответственный сотрудник может прикрепить в Комментарий к карточке кандидата.

3.2.5. Действия на стадии «Подписание договора»

После того как ответственный сотрудник сформировал и направил кандидату документы на подпись, он изменяет стадию сделки на стадию «Подписание договора».
При переходе на текущий этап на ответственного сотрудника за карточку кандидата ставится задача по подписанию документов. Срок: 5 рабочих дней.

За день до окончания срока по задаче сотруднику придет уведомление.
На этом этапе сделка находится до фактического подписания всех необходимых документов. Подписанные документы также можно прикрепить в комментарий к карточке и, например, закрепить (выбрать дополнительные функции к созданному комментарию).

После подписания необходимых документов ответственный сотрудник может перевести процесс на следующую стадию.

3.2.6. Регистрация в системах/доступы

После подписания документов на трудоустройство новому сотруднику необходимо к моменту выхода на работу подготовить необходимые доступы.
При переводе на текущую стадию необходимо заполнить обязательные поля: Ответственный сотрудник за предоставление IT доступов, Дата выхода на работу.

На выбранного ответственного сотрудника ставится соответствующая задача. Срок выполнения: 2 рабочих дня

Описание задачи для ответственного сотрудника

Необходимо зафиксировать результат задачи и завершить ее выполнение.

После завершения задачи в карточку сотрудника будет добавлен комментарий с результатом

Ответственному сотруднику по карточке кандидата придут уведомления о результатах выполнения задачи. Карточку кандидата (нового сотрудника) можно переводить на следующую стадию.

3.2.7. Выход на работу

При переходе на текущую стадию необходимо заполнить обязательные поля.

При переходе карточки сотрудника на данную стадию все ранее отмеченные ответственные сотрудники получают уведомление

Также при переходе на стадию ставится задача на Наставника: «Приступить к адаптации/онбордингу нового сотрудника

3.2.8. Период адаптации

При переходе на данную стадию ответственный сотрудник за 30 дней до окончания испытательного срока получает задачу.

После наступления даты окончания испытательного срока (поле «Плановая дата окончания испытательного срока») сотрудник HR получает соответствующее уведомление

3.2.9. Завершение трудоустройства кандидата.

Ответственный сотрудник должен завершить процесс работы с карточкой сотрудника, выбрав соответствующую завершающую стадию. Если процесс по трудоустройству кандидата прошел успешно, испытательный срок пройден успешно – сотрудник выбирает соотвующий успешный этап сделки (Успешное трудоустройство).

Та же логика действует в обратном направлении – если сотрудник не прошел испытательный срок или его документы не прошли проверку службой безопасности.