Меня зовут Изюмникова Юлия я основатель и бизнес-аналитик компании TKEYB Consulting. Наша компания является официальным интегратором CRM Битрикс24. Мы выполняем не только внедрение CRM в компаниях клиентов, но и берем на себя сложные доработки системы с нуля, разрабатываем индивидуальный интерфейс портала, создаем корпоративные порталы, а также берем в работу проекты, с которыми не справились другие интеграторы.
Сразу скажу, что мы не однократно настраивали работу Отдела HR в CRM Битрикс24 и у нас в портфеле несколько кейсов в разных нишах бизнеса: медицинская клиника, производственная компания, агентство недвижимости.
И сегодня мы приведем пример автоматизации процессов в Отделе HR в компании, которая занимается сдачей в аренду коммерческой недвижимости в Москве.
Более 14 лет компания помогает своим клиентам ориентироваться в той области, где «бизнес встречает бизнес». Компания помогает подобрать выгодный вариант аренды или приобретения коммерческой недвижимости. Проверяет юридическую чистоту объекта и исключает все риски, связанные с заключением сделки (начиная от откровенного мошенничества и заканчивая сокрытием недостатков здания). Предлагает полное сопровождение сделки на всех этапах и проводит подробную консультацию по актуальному состоянию рынка.
Проблемы, которые хотели решить в компании
Автоматизировать процесс подбора квалифицированного персонала, помочь в коммуникации с соискателями сократив рутинные процедуры коммуникации.
Механизмы для решения задач
- Битрикс24.
- SaleBot.
- WhatsApp Business API (WABA)* Популярный мессенджер
* - Решением суда РФ запрещена деятельность компании Meta Platforms Inc.
Бизнес-анализ для решения задач
Приступать к автоматизации бизнес-процессов нельзя пока они не изучены и не описаны. Поэтому мы собрали подробную информацию о бизнес-процессах заказчика в формате диалога. Собранную информацию проанализировали выбрали оптимальные инструменты для реализации проекта.
Понимая бизнес-процессы заказчика – мы смогли согласовать все автоматизации и приступить к следующему этапу реализации проекта.
Техническое задание
Выполнять автоматизацию без технического задания возможно, но неправильно так как на этапе выполнения работ могут возникать разночтения в понимании деталей, на исправление которых и дополнительные согласования может уходить много времени, которые в конечном итоге могут вылиться в дополнительные финансовые расходы. Поэтому нами было составлено детальное техническое задание, в котором указано какие этапы проходит процесс подбора персонала, в какие моменты и какие действия выполняет сотрудник, какие уведомления отправляются соискателю и многое другое. На выходе получился документ, который был понятен и Заказчику и нашим специалистам, выполняющим работы по внедрению системы, автоматизации процессов и интеграциям со сторонними сервисами.
Решение и полученный функционал
В результате проведенных работ по внедрению Битрикс24 в компании "Layton" был настроен следующий функционал:
- Установлена и настроена CRM система Битрикс24 (коробочная версия)
- Проведено тестирование и оптимизация
- Настроен весь необходимый штатный функционал и приглашены на портал пользователи
- Оцифрованы бизнес-процессы Компании в CRM: настроены воронки, поля, свойства, представления, права и прочее)
- Настроена воронка работы HR отдела, настроены роботы автоматизации, интеграция с HH.ru
- Настроена система Salebot и интегрирована с Битрикс24
- Настроена интеграция WhatsApp WABA* и Битрикс24
- Автоматизированы бизнес-процессы коммуникаций
Подробнее о выполненных настройках
Воронка работы с откликами кандидатов
На первой стадии работы мы настроили главную воронку процесса работы HR – отклики кандидатов на вакансии.
Мы определили основные стадии работы с кандидатом:
Хочу отметить, что в разных компаниях могут быть свои стадии работы, и мы это учитываем на этапе предпроектного анализа и составления Технического задания.
Интеграция с HeadHunter
На первую стадии воронки «Новый кандидат» отклики попадают с сайта HeadHunter, с которым мы настроили интеграцию. Клиент принял решение, использовать не устанавливать готовое решение, а использовать API HeadHunter для расширения возможностей интеграции. Готовое решение интеграции требует ежегодной оплаты подписки Маркет +, ежегодной оплаты приложения разработчика, а также дополнительных затрат на увеличение количества вакансий, поэтому разработка своего приложения в долгосрочной перспективе более выгодное решение. Описание интеграции:
- Настроен двухсторонний обмен данными. Так как важно не только получать отклик кандидата в CRM, но и обновлять его на hh.ru. Вовремя отмеченный статус на hh.ru позволяет сохранить рейтинг компании на сайте.
- Количество размещенных вакансий и откликов на них не ограничено и никак не тарифицируется.
- В Сделку в пользовательские поля передаются необходимые данные из hh.ru. Например, ФИО кандидата, дата рождения, контактные данные, фото, ссылка на резюме, должность, id вакансии на hh.ru и другие данные.
- Приложение разместили на сервере Заказчика.
Все отклики на вакансии попадают в воронку Сделки HR и сразу распределяются между ответственными сотрудниками, которым приходят уведомления.
Коммуникация с кандидатами
Приведем конкретный пример задачи по автоматизации процесса коммуникации:
Направить сообщение кандидату в WABA. В день проведения собеседования в 10:00 по мск направляется сообщение. Текст, информирующий кандидата о времени проведении собеседования и кнопки с вариантами ответа (сможет ли кандидат прийти на собеседование). В зависимости от ответа присылать новые сообщения (продолжить диалог, уточнить дату, а затем собранные сведения предоставить сотруднику в Битрикс24 в виде задачи).
Подобных решений штатно не было в Битрикс24. Конечно, можно было воспользоваться разработкой с нуля и разработать такую автоматизацию. Тем более что наши технические возможности позволяют проводить подобные работы. Однако на это потребовались бы высокие трудозатраты. Мы решили минимизировать затраты Заказчика и воспользовались сервисом построения чат-ботов SaleBot.
В сервисе Salebot уже предусмотрен удобный редактор конструирования, чат-ботов. Однако из-за широты возможностей системы и большому количеству нюансов лучше доверить настройку специалистам.
После того как все процессы коммуникаций были реализованы в Salebot – мы интегрировали его в Битрикс24. Получилась очень интересная связь. Менеджеру в Битрикс24 не требуется выполнять рутинные коммуникации по назначению собеседований, уточнять у соискателя придет ли он на собеседование, готов ли он приступить к выполнению рабочих обязанностей и прочее. За него все подобные действия выполняет чат-бот. При этом вся коммуникация видна в Битрикс24 и менеджер в любой момент может перехватить управления и продолжить коммуникацию с соискателем.
Результат внедрения
- Процент соискателей привлеченных, прошедших собеседование и успешно принятых на работу вырос на 80%
- Сокращение срока коммуникации с соискателями и принятие решения на 65%
Наше решение позволило снять с сотрудников компании нагрузку на решение рутинных задач и сосредоточить усилия на более Важных задачах.
Эффективность работы менеджеров отдела персонала улучшилась из-за затрат времени на поиск квалифицированных сотрудников, а не постоянные коммуникации с ними по рутинным вопросам.
Как результат – на порядок вырос приток высококвалифицированных кадров и как следствие качество и эффективность всей компании. А с ней и получаемая прибыль.
А пока вы ждете выхода новой статьи от
переходите по ссылке на наш сайт и смотрите, что еще мы умеем делать для бизнеса. А мы можем много!
Там же вы можете оставить заявку на консультацию, и мы проведем для вас вводную встречу и расскажем, как именно можем автоматизировать бизнес-процессы Вашей компании. Оставить заявку здесь.
В нашем телеграмм канале Вы найдете кейсы по автоматизации бизнеса в разных сферах, подписывайтесь.
