Наш опыт автоматизации процессов подписания документов в Битрикс24. КЭДО

Битрикс24

С какими проблемами к нам пришел клиент:

• Согласование происходило по почте и в мессенджерах
• Документы терялись
• Не было единой истории версий
• Не было прозрачности по статусу
• Руководитель не видел «узкие места»
• Возвраты на доработку не фиксировались системно
• Не было аналитики по отказам

Вначале необходимо рассказать подробнее о КЭДО Битрикс24. Сегодня блок КЭДО представляет собой автоматизированный модуль системы, включающий в себя:

1. Подписание документов с помощью Госключ
2. Возможность интеграции с 1С
3. Личный кабинет сотрудника
4. Совместное использование всех возможностей системы
5. Подписание групп документов
6. Создание шаблонов документов
7. Массового подписание документов.
8. Настройка прав и ролей доступа
9. Возможность редактирования документов.

Составив подробное техническое задание на настройку системы, мы приступили к работам и предоставили следующий результат:

1. Воронка согласования документов внутри компании.

2. Создание карточки согласования и подписания документа: выбор наименования документа, заполнение описания, автоматическое формирование документа из шаблонов (Приказ, служебная записка, Распоряжение, Договор и другие), которые мы загрузили в Битрикс, согласование (одним или несколькими сотрудниками), указание ответственного лица, наблюдателей, согласующих, подписантов и сотрудников для ознакомления.

3. Возможность создания групп и списков документов, выбора различных процессов согласований.

4. Запись и просмотр изменений в процессе согласования документов, предоставление возможности ознакомления заинтересованным лицам.

5. Формирование шаблона документа на согласование, его редактирование прямо в Битрикс24 или подкрепление своего документам.

6. Предоставление возможности возврата документа на доработку или полного отказа в согласовании.

7. Предоставление возможности электронного подписания документов.

8. Формирование четкого и понятного процесса подписания документов.

9. Просмотр статистики и аналитики по количеству согласованных документов за отчетные периоды и причин отказа в согласовании.

Таким образом, нам удалось описать весь процесс согласование документов, перевести его в Битрикс24, автоматизировать и сделать прозрачным для всех сотрудников компании, в том числе и для руководителей подразделений.

Процесс согласования теперь выглядит следующим образом:

1.Создание карточки согласования документа.

2. Заполнение необходимой информации о названии документа, датах, его типе и виде и т.д.

3. Создание бизнес-процесса и карточки согласования документа. Предоставление возможности согласования, отказа или делегирования.

4. Информирование с помощью уведомление о текущем списке документов на подписание или поступлении нового документа на согласование/подписание.

5. Отображение текущего статуса согласование в таймлайне карточки.

6. После согласования документа, его перенос на стадию подписания цифровой подписью. ЭЦП для подписания использует как сотрудник со стороны Компании (токен), так и сотрудник, которому выдали свою личную ЭЦП (может подписывать документы с помощью смс, почты) .

7. Заполнение требуемой информации о подписанте, операторе, согласующем и т.д.

8. Финальная проверка документа, редактирование и финализация процесса.

В результате внедрения компания получила полностью прозрачный цифровой процесс согласования внутренних и кадровых документов: от создания документа до его юридически значимого подписания. Руководство получило инструмент контроля сроков и нагрузки, сотрудники - понятный регламент работы, а HR-служба - централизованную систему хранения и учета всех кадровых документов.

Хотите также или есть проблемы в работе текущего портала Битрикс24? Оставьте заявку, и мы подберём лучшее решение под ваш бизнес! 🚀

TKEYB Consulting